Social media op het werk: alle drempels weg!

De Brauw Blackstone Westbroek Er is geen bedrijf meer te vinden dat niet nadenkt over gebruik van social media op de werkvloer. Waar 'verbieden en afschermen' vijf jaar geleden nog de norm was, gaan de discussies nu over 'benutten van marketing- en recruitmenteffecten' of 'ondervangen van risico's zonder beperkend op te treden'. Klinkt gewichtig maar hoe pakken bedrijven dat aan. De HR-managers van De Brauw Blackstone Westbroek, Microsoft Nederland en DHV Ingenieurs geven een blik achter de schermen.

DHV: alleen richtlijnen en kaders

De ingenieurs van het internationaal opererende DHV worden gezien als autoriteit in specifieke markten. Over kwesties op het gebied van infrastructuur, mobiliteit, water, milieu, ruimte of vastgoed geven ze in de media regelmatig hun mening. Ze dragen dan niet alleen ‘het merk ik' uit maar ook ‘het merk DHV'. Wat geldt voor reguliere media, geldt ook voor websites, blogs, podcasts, chatrooms, forums en wiki's: met zorgvuldig gekozen maar relevante en boeiende informatie kunnen ze hun doelgroep aan zich binden.

HR-directeur Henk Leisink ziet social media als uitermate geschikt voor personal branding, company branding, kennis uitwisselen en verbinding aangaan met klanten en stakeholders. Een aantal spelregels moet daarbij wel in acht worden genomen. Afspraken over gebruik staan sinds vier jaar op papier (en worden regelmatig geüpdate na nieuwe ervaringen). Er is een klein boekje in omloop over kansen en tips (DHV and Social Media) en de zogenaamde Social Media Guidelines, een document met gedragsrichtlijnen en verwijzingen naar de business principles. Kort door de bocht: begin met luisteren, maak jezelf bekend, weet waar je over praat, publiceer regelmatig, voeg waarde toe, reageer op vragen, leer van fouten en have fun.

Voor zakelijk gebruik zet DHV vooral in op Linkedin. Het corporate profiel op Linkedin is door de afdeling communicatie gemaakt. Wat medewerkers er verder op zetten, is hun zaak. Van baanbrekende projecten tot passie voor gitaarspelen tot gepakte prijzen. Leisink: "Wij bepalen de schil en geven aan wat handig is, verder vertrouwen we erop dat mensen hun eigen verantwoordelijkheid nemen. Nee, we zijn niet bang dat strategische of innovatieve kennis op straat komt. Ingenieurs zijn gewend afspraken met partners te maken over vertrouwelijke informatie. Social media vormen daarop geen uitzondering."

De afdeling communicatie monitort overigens wel wat er online wordt geschreven over DHV. Mocht een publicatie van een DHV'er eens ‘op het randje' zijn, dan wil Leisink daar "niet te krampachtig" over doen: "We accepteren dat iedereen zijn eigen manier van communiceren heeft en calculeren in dat het eens mis kan gaan. Alleen als iemand extreem uit de bocht vliegt, treden we op. Maar dat gebeurt eigenlijk nooit. We zien dat medewerkers elkaar scherp houden omdat ze allemaal elkaars berichten lezen."

Linkedin wordt ook ingezet voor referral recruitment. De ingenieurs hebben grote netwerken in hun eigen specialistische vakgebied. Zij kennen in Nederland (en daarbuiten) de mensen die ertoe doen, en wellicht open staan voor een nieuwe uitdaging. In het kader van het referral-programma ‘Werving Loont' levert een aanbeveling van iemand die in dienst komt een leuk bedrag op.

Medewerkers zijn verder actief op Twitter, YouTube, Slideshare en het interne Yammer. Hoe zit het met de grootste van allemaal, het vriendgeoriënteerde Facebook? Leisink: "We hebben een account en denken nu na over concretere invulling. Ik kan me voorstellen dat stageopdrachten, afstudeerscripties, mvo-projecten of activiteiten binnen ons alumninetwerk op Facebook goed tot hun recht komen. Het gaat dan niet over harde business maar over de sfeer en onze bedrijfscultuur."

De Brauw Blackstone Westbroek: geen beperkingen  

Advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek werkt aan een protocol dat eind dit jaar afgerond zal zijn. Het wordt een Code of Conduct waarin de kaders voor gedrag zijn opgenomen. Het management besloot hiertoe enerzijds omdat het een actueel onderwerp is waar geen enkele organisatie meer omheen kan en anderzijds omdat intern steeds meer vragen werden gesteld over privacy-instellingen en persoonlijke profielen.

Dat het een dilemma is, onderkent HR-manager Wouter Noordhoek Hegt onmiddelijk. Hij wil zeker niet teveel privé-aangelegenheden voorschrijven in het protocol (want controle uitoefenen past niet bij de bedrijfscultuur). Maar hij wil wel voorkomen dat de organisatie reputatieschade oploopt. Noordhoek Hegt: "De uitdaging is dus het indammen van risico's zonder beperkend op te treden. In het protocol komen geen verboden of geboden te staan. We schermen niets af. Alles is te downloaden en uploaden, maar wel met gezond verstand. Het moet een richtlijn worden, een bewustmaker van risico's die kleven aan lichtzinnig gebruik."

Noordhoek Hegt vertrouwt erop dat deze aanpak werkt en medewerkers uit zichzelf hun verantwoordelijkheid nemen: "Waarom? Omdat juristen gewend zijn zelfstandig na te denken en individuele keuzes te maken op hoog niveau, voor grote banken en multinationals. Als vertrouwenspersonen moeten ze dagelijks hun beroepsgeheim houden. Ze zijn getraind in het aanvoelen wat gepast is en terughoudend met het communiceren van hun mening, zeker in oneliners op Twitter of Facebook. Ze snappen dat ze niet kunnen twitteren over beurs- en koersgevoelige informatie of over het oordeel van een rechter dat anders uitpakte dan gedacht. Dit kunnen schendingen zijn van het beroepsgeheim, het grootste goed in onze sector."

In het protocol staan ook tips and tricks, bijvoorbeeld voor hoe het privédeel op Linkedin en Facebook kan worden afgeschermd, zodat buitenstaanders het niet zien. Mocht het gebeuren dat iemand een grens overschrijdt, dan gaat het management in gesprek om ‘het waarom' te achterhalen. Sancties zijn niet opgenomen in het protocol. Per situatie wordt bekeken of daar sprake van zou moeten zijn.

Noordhoek Hegt ziet social media vooral als een kans. Ze kunnen de reguliere media ondersteunen bij het laden van het merk De Brauw Blackstone Westbroek, ook op de arbeidsmarkt. Het communiceren van interessante afgeronde zaken en innovatieve oplossingen kan de aandacht trekken van cliënten, stakeholders en studenten.
Daarnaast gaan social media volgens Noordhoek Hegt een steeds belangrijkere rol spelen in recruitment. De Brauw Blackstone Westbroek neemt per jaar 40 tot 50 jonge juristen aan. Interactie met studenten verloopt steeds meer online, waar opbouwen van een dialoog noodzakelijk is. "Als je daar niet aanwezig bent, ga je straks talent mislopen."

Microsoft Nederland: leren door te doen 

Het ‘beleid' van Microsoft Nederland voor gebruik van social media heeft alles te maken met de dienstverlening. Het bedrijf wil klanten geïntegreerde oplossingen bieden voor de strategische inzet van ICT in bedrijfsprocessen. Om te zorgen dat alle geïnstalleerde systemen, programma's en instrumenten goed met elkaar communiceren, moeten de verschillende businessunits vooral veel bij elkaar (en bij de klant) over de schutting kijken. Facebook, Twitter en Linkedin bieden legio mogelijkheden om te luisteren en in verbinding te zijn.

Hoe vaker medewerkers de grenzen van hun eigen team, businessunit of organisatie overschrijden, hoe beter. Restricties zijn er nauwelijks. Een protocol is er niet. Medewerkers beslissen zelf of en hoe ze social media gebruiken. Onder deze ogenschijnlijke vrijheid ligt een stevig fundament van te nemen verantwoordelijkheden. Zeven jaar geleden introduceerde het bedrijf Het Nieuwe Werken -een co-productie van de afdelingen HR en interne communicatie. De onderliggende gedachte was dat medewerkers ruimte en vertrouwen nodig hebben om te excelleren. Dit alles kàn natuurlijk betekenen dat iemand eens een hele dag alleen maar facebookt of twittert. Communicatie-manager Janneke Patje tilt daar niet zo zwaar aan: "Wij vertrouwen erop dat onze mensen na twaalf maanden hun targets halen."

Een sleutelrol in dit systeem is weggelegd voor de leidinggevenden. Die moeten sturen op output en resultaat en hebben als belangrijkste taak mensen te faciliteren met optimale werkplekken, flexibele arbeidstijden, trainingsmogelijkheden en de nieuwste technologie -waaronder social media. Patje: "De leidinggevenden moeten erop vertrouwen dat mensen zichzelf sturen. Dat kan voor flink wat onrust en weerstanden zorgen. Het is een proces van vallen en opstaan, maar wij denken dat zowel medewerkers als leidinggevenden vooral leren door te doen, te struikelen, obstakels te omzeilen, weerstand te voelen, lol te hebben en de voordelen te ontdekken."

Vanuit dit idee lanceerde Microsoft Nederland eind 2010 een Alternate Reality Game (ARG) om meer inzicht te krijgen in effectief gedrag voor kennis delen, samenwerken en optimale teamprestaties. ARG's worden online en in de ‘echte' wereld gespeeld gedurende enkele weken of maanden door enkele tot duizenden spelers. Die hebben elkaar nodig om een probleem op te lossen. Patje: "Zo'n 200 van onze medewerkers hebben deelgenomen, samen opdrachten uitgevoerd en wiskundige puzzels gekraakt. Ze moesten hun comfortzone verlaten en zich verbinden met onbekende mensen en technologie. Het werkte! Deelnemers hadden tot dertig procent meer contacten buiten hun eigen teams. Dat is precies wat we nodig hebben om onze geïntegreerde oplossingen te kunnen bieden."

Patje stelt dat Microsoft Nederland in een nieuwe fase zit: "We weten dat we als management de controle moeten loslaten. Daar past geen strak protocol met voorgeschreven gedragsregels voor gebruik van social media bij. Natuurlijk lopen we de kans dat kennis en informatie op straat komen te liggen. We proberen dat voor te zijn door collega's te trainen en aan te geven wat al gedeeld kan worden. Als opzettelijk over nieuwe producten wordt gecommuniceerd terwijl dat nog niet de bedoeling was, dan treden we natuurlijk op. Maar meestal gebeurt zoiets per ongeluk en vanuit enthousiasme. Op zich vervelend, maar tegelijkertijd ook prachtig dat het gebeurt."

recente artikelen

gepubliceerd in diverse (vak)media

Burn-out onder techneuten komt steeds vaker voor

Wetenschappers zijn het niet helemaal eens over wat burn-out nou precies is maar ‘mentale en emotionele uitputting’ komt aardig in de buurt. Dat je daardoor niet of slecht functioneert lijkt een open deur. Het goede nieuws? Een burn-out is te voorkomen.

Lees artikel »

Uitstervend beroep: natuursteenbewerker

Voor steenhouwers is er in heel Nederland nog één opleiding, die jaarlijks een handjevol vakmensen aflevert voor de hele branche. Bij restauratiebedrijf Slotboom Steenhouwers staan klanten in de rij. “Jemig, bestaat dat vak nog?”

Lees artikel »

Broodfonds redding voor zzp'er Mario van Kemenade

Mario van Kemenade, zzp'er in de bouw, kon een jaar niet werken vanwege een ernstig bedrijfsongeval. “Zonder broodfonds was het voor mijn bedrijf einde oefening geweest.”

Lees artikel »

Recruiter, check gamingskills in sollicitatie

“Ingewikkelder dan schaken”, beweren sommigen. Dat games als League of Legends en Call of Duty speciale skills vragen, leidt geen twijfel. HR-managers zouden standaard naar gamingskills moeten vragen in sollicitatiegesprekken. Dat kan nieuw talent opleveren.

Lees artikel »

Brandweer-coach Biesot over mentale weerbaarheid

Als je ergens klappen moet kunnen verwerken (om geen burn-out te krijgen) is het wel bij de brandweer. Willem Biesot, coach van De Zwerm Groep, weet er alles van. Al vele jaren traint hij brandweermensen om mentaal weerbaar te worden.

Lees artikel »

Digital natives retailen zonder tussenschakels

De keten kan korter. Dat is de overtuiging van digital natives, bedrijven die online zijn geboren, gegroeid en succesvol geworden. 'Cut out the middle man!'

Lees artikel »

Fujitsu over smart society

Het Japanse tech-bedrijf Fujitsu denkt dat artificial intelligence nu pas rijp is voor ontginning. Een gesprek met Pacal Huijbers.

Lees artikel »

Infrastructuur laat zich eenvoudig plat leggen

Het nieuwe kabinet steekt 95 miljoen euro per jaar in cyberveiligheid. Dat is fijn voor straks maar ondertussen is het prijsschieten. "Inbreken kan op alle fronten", stelt de ethical hacker.

Lees artikel »

Klussers bedienen doe je zo

Intergamma, de franchiseorganisatie van Gamma en Karwei, trekt online twee miljoen bezoekers per week. Hoe krijgt Lieke Luttmer, directeur e-commerce, dat voor elkaar?

Lees artikel »

E-commerce duikt op booming pillenmarkt

Het louche imago lijkt verdwenen. Heel Holland slikt en koopt via internet.

Lees artikel »