Zo creëert u een papierloze organisatie

Gepubliceerd op woensdag 6 maart 2013

Uw tablet is uw trouwste vriend. Pingen en whatsappen hebben voor u geen geheimen meer. U hebt een online urenregistratie en factuursysteem en ‘bimt' alsof u niet anders gewend bent. Kortom: u bent goed op weg uw papiergebruik flink te reduceren. Maar het kan nog beter!

U herinnert zich nog uw eerste e-mailtje. Het zal ergens rond de eeuwwisseling zijn geweest. Met het zweet in uw handen zat u achter het beeldscherm. De hele afdeling stond hyperventilerend in uw nek te hijgen -dat maakte het er niet gemakkelijker op. Allerlei geheimzinnige en onbegrijpelijke codes moest u invoeren voor verbinding op de elektronische snelweg. En warempel... het lukte! Het bewijs van uw eerste overbodige boodschap per e-mail werd zorgvuldig op papier geprint en opgeslagen in een nieuwe ordner (waar daarna nooit meer iemand in gekeken heeft).

Sindsdien is er het een en ander veranderd. Mails uitprinten bleek al snel onbegonnen werk. U ging steeds elektronischer communiceren. Skypen en sms'en raakten in zwang. De social media kwamen op en de term ‘papierloos' verscheen ten tonele. U hoorde over de papierloze school, de papierloze gemeenteraad en het papierloze communicatiebureau. Nu de papierloze installateur, aannemer en architect nog. Zeven welgemeende adviezen.

1. Verander uw printmentaliteit
E-mails print u zelden meer uit, maar wat te denken van nota's, rapporten en bestekken? Veel bouwtechneuten en aannemers printen hun tekenwerk. Architecten hebben hun schetsen en artist impressions graag op papier. Dat kan anders. Leer uzelf aan te lezen vanaf het scherm, of dat nou vanaf uw laptop, smartphone of tablet is. Rapporten hoeven niet meer afgedrukt te worden voor die meeting. Hetzelfde geldt voor e-mails en werkbonnen. Neem uw tablet mee en u hebt alles bij de hand. Dat bespaart tientallen kilo's papier. Volgens een onderzoek van Agentschap NL is voor 90 procent printerloos werken al mogelijk. Dat scheelt ook nog eens liters aan peperdure inkt. (Om nog maar te zwijgen over printers die dusdanig slinks zijn geprogrammeerd dat ze al gaan sputteren als de cartridge nog half vol is. Pfff... )

2. Zet uw fax bij het grofvuil
Het kan ook rigoureuzer. Dat geldt zeker voor de fax. Zet uw fax uit de vorige eeuw gewoon bij het grofvuil en kijk wat er gebeurt. Elke gewoonte is snel uitgebannen als de nood aan de man komt. ‘Verdorie, de fax is verdwenen! Tja, dan moeten we het anders doen.' Probleem opgelost. Neem van ons aan dat de fax zijn beste tijd gehad heeft. Die fax kunt u best missen. Het is een kwestie van wennen.

3. De cloud is helemaal 2013
Steeds meer ondernemers werken in de cloud. Daar hebt u geen eigen server meer. U doet alles via internet. U gebruikt slimme applicaties als Google Drive en Dropbox en zit op samenwerkingsplatforms als Yammer en Podio. Corresponderen doet u per e-mail of via social media. Uw bedrijfsadministratie is geregeld met een online urenregistratie en factureringssysteem. Op locatie hebt u altijd uw laptop of tablet mee. Zakelijke afspraken maakt u met uw smartphone. Met Google kunt u eigenlijk alles in uw browser installeren wat nodig is voor de dagelijkse werkzaamheden, productie en communicatie. Hoe papierloos wilt u het hebben? Wij draaien! U vindt dat wij overdrijven? Okay, er zijn inderdaad wel wat dingetjes met de cloud. Hoe veilig zijn uw gegevens opgeslagen? En hoe is het juridisch allemaal geregeld? U vertrouwt het nu niet meer? Kies dan voor opslag in een private cloud. Die kunt u via een beveiligde, persoonlijke verbinding benaderen en u hebt er zelf volledige controle over. Da's toch een prettig idee.

4. Ga toch bimmen!
Installateurs, gebouwbeheerders, architecten, aannemers en adviseurs met een ècht vooruitziende blik bouwen geen huizen meer maar bimmen ze. Alle bouwpartners werken samen in één 3D-ontwerp. Aanklikken van een product betekent dat iedereen hetzelfde product ziet, inclusief de afmetingen, eigenschappen en artikelnummers. Er wordt weliswaar afgesproken wie wat kan bekijken en toevoegen maar iedereen spreekt dezelfde taal. Met BIM voegt elke bouwpartner informatie, producten en artikelnummers toe aan de 3D-tekening. In de vierde dimensie (4D) worden de verschillende bouwfases gesimuleerd. In 5D worden de kosten gecalculeerd en in 6D wordt de hele levenscyclus van het gebouw geplaatst. Veertig jaar papierloos, zeg maar.

5. Slim automatiseren is het halve werk
Ooit moesten facturen en creditnota's wel drie of vier keer worden ingeboekt. Waarom? Omdat systemen en programma's niet met elkaar konden babbelen. Dat kostte een hoop tijd en was nogal frustrerend. Dat kan slimmer mensen! Hoe? Met software die inzicht geeft in projecten en waarin alle correspondentie eenvoudig terug te vinden is, van urenbriefjes tot pakbonnen tot de kilometeradministratie van uw bedrijfswagens. Slimme automatisering is het halve werk.

6. Maak digitale aantekeningen
Kent u dat? U hoort iets dat u niet mag vergeten. Maar u hebt geen pen en papier bij de hand en het briljante idee ontglipt u. Welnu, met het gratis te downloaden Evernote kunt u voortaan notities maken die meteen worden geüpload naar het web. Evernote is een digitale versie van een schrift. Evernote slaat op, verwerkt en indexeert. Ideeën, tips, klachten en adviezen, post-its met krabbels, een poster waar u langs liep of een website die u bekeek. Alles in Evernote!

7. Bel eens wat vaker (ofwel... papierloze aftersales)
Goede aftersales is de gemakkelijkste manier om omzet te genereren. Toch zou u de eerste ondernemer niet zijn die na de verkoop zijn aftersales verwaarloost. Da's nou sneu. En een gemiste kans. Er is méér uit klanten te halen, dus pak dat extra contactmomentje. Het doel? Een nieuwe deal sluiten. Hierbij enkele tips: Neem na de aanschaf contact op om te informeren of alles naar wens is. Boek vervolgens in uw agenda een aantal contactmomenten. Noteer daarbij wat u de klant verkocht hebt en waarom. Informeer de klant ook bij storingen of een te late oplevering. (Als u de klant voor bent met slecht nieuws, komt dit professioneel over.) Feliciteer de klant met zaken die voor hem/haar belangrijk zijn: een verhuizing, overname, productintroductie, verjaardag of geboorte van een kind. Wees oprecht in uw acties. Als aftersales niet uw sterkste kant is, zoek dan naar een manier die bij u past. Beloof geen zaken die u niet kunt waarmaken want het beeld dat veel mensen hebben van gladde verkopers met mooie praatjes zal versterkt worden (en juist een reden zijn om niet terug te keren). Als u het goed aanpakt, zult u meer aan dezelfde klant verkopen. Aftersales dus. Er komt geen brochure aan te pas, geen e-mail (met het risico op uitprinten), geen brief en geen flyer. Het is een kwestie van bellen.